Geplaatst op
Sinds de pandemie van een paar jaar geleden zijn we steeds meer thuis gaan werken. In eerste instantie was dat even wennen, want veel organisaties hadden niet gerekend op het feit dat men online met elkaar moest samenwerken, daar waar dat voorheen altijd fysiek gebeurde. Toch verloopt dit nog niet altijd even vlekkeloos.
Wij willen u in dit artikel daarom ook laten zien waarom de aanschaf van een cloud-based DMS-systeem van onschatbare waarde voor uw organisatie kan zijn. Laten we eerst beginnen met de definitie van een Document Management Systeem (DMS).
Wat is een DMS?
Een Document Management Systeem, oftewel DMS, is een centrale omgeving waarin alle documenten binnen een organisatie samenkomen. Mappen met talloze folders en honderden papieren documenten zijn verleden tijd: dankzij een DMS heeft iedereen online toegang tot de meest relevante en actuele documenten.
Niet alleen maakt deze werkwijze het eenvoudiger om informatie met elkaar uit te wisselen en terug te vinden, maar het is ook beter vanuit veiligheidsperspectief. Papieren documenten met vertrouwelijke informatie kunnen namelijk kwijtraken of zelfs in de handen vallen waarvoor het niet was bestemd. Ook dat is dankzij een DMS verleden tijd, de documenten worden namelijk in een veilige, digitale omgeving opgeslagen. U kan tevens rechten toewijzen aan uw personeel, zodat u bepaalt wie waar bij kan.
Taak- en projectmanagement
Daarnaast maakt een DMS projectmanagement ook vele malen eenvoudiger. Zo is het bijvoorbeeld in staat om tijdgevoelige documenten te beheren, zodat u een herinnering ontvangt als het bijna tijd is om gevoelige informatie (zoals persoonsgegevens) uit uw systeem moet verwijderen. Ook kan het deadlines en verwerkingstijden aan documenten toevoegen, zodat uw projectteam precies weet wanneer bepaalde stukken aangeleverd moeten worden.
Documentbeheer in de cloud
Vroeger werden DMS-systemen lokaal op de database bij bedrijven geïnstalleerd, maar ook dat is tegenwoordig veelal verleden tijd. Het gebruik van een cloud-based softwaresysteem kent twee grote voordelen: het beheer van de server is voor de leverancier en men heeft onderweg ook toegang tot de documenten. Zo beschikken cloudgebaseerde DMS-systemen bijvoorbeeld vaak over mobiele applicaties, zodat uw personeel ook bij een klant toegang heeft tot de omgeving.
Hybride werken
Dat laatste is zeker met het oog op het alsmaar populairder wordende hybride werken, erg interessant geworden. Ondanks het feit dat men geen fysiek contact met elkaar heeft, is uw personeel wel in staat om eenvoudig en snel informatie met elkaar uit te wisselen. DMS-systemen beschikken zelfs over versiebeheer, waardoor iedereen kan inzien wanneer een bepaald document bijvoorbeeld voor het laatst is bijgewerkt.
Omdat hybride werkmodellen sinds de pandemie steeds populairder zijn geworden, is het van cruciaal om uw thuiswerkende personeel toegang te verschaffen tot de DMS-omgeving in de cloud. Niet alleen vanwege de eerder benoemde efficiëntie, maar ook omdat het vele malen veiliger is.
Als u op zoek bent naar een cloud-based DMS-systeem of een vergelijkbare oplossing voor uw bedrijf, dan kunt u de vergelijkingstool gebruiken om beschikbare systemen te filteren op basis van uw vereisten, voorkeuren en criteria.