We werken steeds vaker thuis omdat de situatie ons daartoe gedreven heeft, maar ook omdat het bijvoorbeeld erg praktisch is om vanuit huis te werken om zo de files te mijden. Het kan ook zijn dat je een bepaalde regio van Nederland voor je rekening neemt en dan is het makkelijker om bijvoorbeeld vanuit huis administratieve zaken te doen en dan werkzaam te zijn (klanten te bezoeken) in de specifieke regio. Zo hoef je bijvoorbeeld niet steeds terug naar het hoofdkantoor in Friesland als je in de regio Limburg en Brabant klanten van het bedrijf in je portefeuille hebt.

In deze gevallen is het erg belangrijk om een digitaal archief aan te leggen voor je thuiskantoor. We nemen even de voordelen met je door. 

Voordelen van een digitaal archief

Met thuiswerk heb je te maken met allerlei documenten en gegevens die je moet bewaren om goed te kunnen werken en gewoon omdat het verplicht is vanuit de wet. Wanneer je alleen met een analoge actief werkt, dan kan het gebeuren dat bepaalde documenten zoekraken of dat het archief in geval van nood zelfs beschadigd raakt. Hoe kun je hier tegen in het verweer komen? Nou heel gemakkelijk, door een digitaal archief aan te laten leggen door een gespecialiseerd bedrijf. Er zijn een aantal voordelen verbonden met een digitaal archief, zoals: 

  • Digitaal archief kan niet beschadigd raken door een brand omdat het in de cloud opgeslagen ligt. Zeker wanneer je een backup server ergens hebt, is je archief 100% veilig. 
  • Digitaal archief is makkelijk doorzoekbaar en meerdere mensen kunnen met hetzelfde document aan de slag. Het is niet zo dat zoveel daar hoeven te wachten. Dit versnelt de workflow binnen een bedrijf.

In een digitaal archief kunnen verschillende media ondergebracht worden en zijn daardoor breder om sluitbaar voor een groter publiek. Denk bijvoorbeeld aan microtape. Op deze manier is het gemakkelijk om mensen toegang te geven tot specifieke informatie die anders niet beschikbaar zou komen. Voorbeelden waarin een digitaal archief het verschil kan maken voor je organisatie 

Laat je archiefs digitaliseren

Het is mogelijk om je archief te laten digitaliseren door https://www.karmac-digitaliseert.nl. Dit bedrijf kan heel eenvoudig verschillende media van analoog naar digitaal converteren. Je kunt je gegevens zenden naar het bedrijf en zij hebben de mogelijkheden (de hardware voor microfilm) om de opdracht goed uit te voeren. Het leuke van de diensten die aangeboden worden is dat je ook periodiek gegevens kan sturen naar bedrijf en dat deze ze dan voor je digitaliseren. Het is dus niet zo dat je alles in één keer moeten sturen maar het kan dus ook mondjesmaat aangeleverd worden.

Toch is het ook wel handig om een analoog archief te houden omdat je sowieso met analoge documenten zal blijven werken de komende jaren omdat heel veel bedrijven nog steeds papieren documenten gebruiken.

Pin It on Pinterest