Loopt jouw mailbox op je werk ook over??

Juist op het werk de hoogste tijd om slimmer te communiceren.

Communicatie moet slimmer kunnen dan heen en weer mailen, dacht Kim Spinder. Zij is in januari 2011 verkozen tot de meest Invloedrijke Persoon bij de Lokale Overheid 2010. Ze besloot begin dit jaar om haar inbox vaarwel te zeggen en op andere manieren met mensen te communiceren. "Via LinkedIN, Facebook, Twitter, telefoon, WhatsApp, sms, Basecamp," somt ze op. "Het gaat er om dat je de juiste tool zoekt waarmee je het beste kan communiceren."
 
"Als ik voorheen een project startte, stroomde nieuwe e-mail mijn inbox binnen. Vijftig op een dag was geen uitzondering. En met wat? Taken die ik toebedeeld kreeg, verzoeken hoe het er mee stond en documenten die heen en weer werden gemaild."
 
"Dat kan veel handiger er efficiënter, bijvoorbeeld met Basecamp. Dat is een project management tool waarmee al die dingen kunnen. Bijvoorbeeld documenten met elkaar delen en taken aan mensen toeschrijven. Vervolgens hoef je niet per mail te vragen wat de status van een activiteit is, want mensen houden dat zelf bij."
 
Kennis delen centraal bij Het Nieuwe Werken
 "Als het over het nieuwe werken gaat, roepen mensen vaak 'transparantie'. Maar hoe transparant is e-mail eigenlijk? Alle kennis en data zit in je inbox opgesloten, waar niemand anders bij kan."
 
"Kennis delen en transparantie staat centraal bij het nieuwe werken. Als informatie openbaar is, kan dat ook nuttig zijn voor andere leden van een projectgroep. Het bevordert ook dat mensen over grenzen heen kijken. Vaak verbond ik mensen met elkaar, dan zeg je: je moet eens met die en die praten. Als er transparantie is, kunnen mensen van elkaar zien wat ze doen." "Een ander voordeel van openheid is dat informatie niet meer bij een persoon zit. Laatst vertrokken er twee personen uit een project. Normaal zou zo iets een klein rampje zijn. Waar zijn de documenten van die persoon? Maar omdat wij gebruik maakten van Dropbox, was het geen probleem. Alle documenten stonden centraal opgeslagen en nieuwe teamleden konden na het aanmelden direct bij alle documenten."
 
Anders communiceren
 "Mensen vinden het tot nu toe leuk dat ik gestopt bent met e-mailen. Doordat ik alternatieven aandraag, leren zij weer nieuwe tools kennen. Voor veel mensen is het lastig om een overstap te maken, je bent nu eenmaal gewend dat alles via de mail loopt. In zekere zin dwing ik anderen om goed na te denken over alternatieven, die beter zijn om te communiceren."
 
Kim Spinder help organisaties 'bij het benutten van de kansen van netwerk- en informatiesamenleving'. Bekijk haar LinkedIN-profiel of volg haar op Twitter. http://twitter.com/#!/kimspinder.

Bron Werken2.0  Door Emiel Elgersma